La totalité du bureau (Président, Trésorier, Vice-trésorière, Secrétaire) était présent, ainsi que 4 membres de l'association ( Gilles, Pierre-Yves, Guillaume, Vincent).
A l'ordre du jour de la réunion était prévu les sujets de :
- la recherche de sponsors
- la communication
- l'écriture de scénarios
- la décoration
La décorationConformément à l'idée proposée lors de la réunion précédente, la création d'une décoration réutilisable chaque année aux couleurs de l'association a été validée par les membres présents, notamment via la création de tentures.
L'idée d'un rapprochement avec une association de jeux de rôles grandeur nature a également été de nouveau proposée, dans l'idée d'obtenir des décorations aux thématiques des conventions.
Pour le thème de la convention "Frissons", il a été proposé d'éventuellement acheter des costumes d'halloween un mois avant la convention pour déguiser les membres volontaires, en profitant des prix réduits post-période d'halloween.
Le Secrétaire (Géry Wuilbaut) s'est proposé comme coordinateur des efforts mis en matière de décoration pour la prochaine convention.
la communicationUn prototype d'affiche pour la convention, dénué de sponsors et des parties, a été annoncé pour un futur proche par Vincent.
Vincent se propose par ailleurs pour s'occuper de la coordination des efforts mis dans la communication pour la prochaine convention.
Les ScénariosLa date limite de rendus des scénarios a été placée en juin-juillet, afin de pouvoir commencer la campagne de communication au plus tôt.
Les participants suivants se sont prononcés pour créer un scénario à la convention:
- Thomas ( pas de jeu encore défini )
- Géry ( pas de jeu encore défini )
- Noella ( City Hall )
- Benjamin ( pas de jeu encore défini )
- Gilles ( pas de jeu encore défini )
Gilles s'est proposé pour coordonner la création de scénarios pour la prochaine convention.
la recherche de sponsorsIl a été évoqué de contacter les différents éditeurs & invités suivants pour la convention :
- La banque de l'association ( pour effectuer une demande de protocole qui apporterait des fonds à la convention)
- Rocambole [Boutique]
- Ludik Bazar [Boutique]
- Sans-détour [Editeur]
- Les 12 singes [Editeur]
- BlackBook Edition [Editeur]
- Asmodée [Boutique]
- Philibert [Boutique]
- Matrae Création [Créateur]
- Les Derniers [Créateur]
- Art of Pulp [Créateur]
Thomas s'est proposé pour coordonner les efforts en matière de recherche de sponsors pour la prochaine convention.
Autres pointsLa question de commencer l'inscription des joueurs en partie nocturne dès le début de la convention a été soulevée.
Suite à des remarques remontées par les participants de la convention 2016 sur le retard de la partie nocturne d'alors, il a été remarqué que ce retard était dû à des joueurs inscrits sur la partie mais dont les parties de l'après-midi ne se sont terminés que tardivement.
Il a été débattu de la possibilité de commencer les inscriptions pour ces tables au début de la nuit, ou de ne pas organiser de tables nocturnes programmées à l'avance, mais aucun décision n'a été prise à ce sujet.
Suite au chauffage absent du couloir lors de la convention 2016 ayant gêné les joueurs de la partie qui y été installé, il a été rappelé de demander explicitement le maintien de ce chauffage pour la prochaine convention.
Si l'association le finance, il est possible que la mairie autorise l'achat d'un nouveau placard. La réponse devrait arriver courant mars.
La création de dés personnalisés aux couleurs de l'association ayant été estimée avec un coût très raisonnable, la question de la distribution de ceux-ci lors de la convention a été évoqué :
- Vendre les dés aux visiteurs à prix coûtant
- Offrir un dé à chaque MJ extérieur
- Modifier le prix de la convention pour y inclure le prix coûtant du dé & offrir un dé à chaque visiteur.
Aucune décision n'a été arrêté sur cette question pour le moment.
02.08.20 8:37 par MesquinMan
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