Compte-rendu de la réunion du 07/01/2017

Le bureau (Président, Trésorier, Vice-Trésorière, Secrétaire) était présent, ainsi que 7 membres de l'association (Vincent, Alexandra, Pierre-Yves, Maximillien, Jean-François, Yannick et Jordan).

A l'ordre du jour de la réunion était prévu:

1. Le bilan de la convention 2016
   
2. Une réflexion sur le thème de la convention 2017
   

Bilan de la convention 2016
La convention a totalisé 38 entrées (enfants non compris), et s'est close avec un bénéfice de 128.09€ en caisse pour l'association.
Il a été remarqué que la reprise des invendus par le magasin au terme de la convention a grandement participé à ce résultat.

L'inventaire des invendus a révélé que les fromages étaient très peu partis, hormis l’emmental, et que la proposition d'un choix dans ces derniers n’était probablement pas pertinente.
Les différents snacks et brochettes de bonbons ont eux-aussi très peu marché, en particulier les brochettes de marshmallow.

Thèmes de la convention 2017

A l'issue de la réflexion des membres présents, les thèmes suivants ont été retenus pour la convention 2017:

• Carnaval
  
• Renaissance
  
• Tous à l'Ouest (Far West & Folie)
  
• Complots
  
• Frissons (Horreur & Froid)
  

Le choix du thème final sera soumis à vote des membres sur le forum de l'association, durant le mois de Janvier.

Organisation de la convention 2017

A la suite de l'ordre du jour, il a été discuté de l'organisation de la convention à venir.

Au sujet de la décoration, les idées suivantes ont été proposées:

• L'allocation d'un budget à la création d'une décoration ayant pour thématique les Hérauts de Lambert, réutilisable sur plusieurs conventions. Une tenture avec les armoiries de l'association a été notamment proposée.
  
• Un partenariat avec une association de Jeux de Rôles Grandeur Nature, qui nous prêterait de la décoration thématique en échange de publicité.
  
• La location de décorations auprès d'un spécialiste, idée dont l'estimation des coûts reste à faire.
  

Offrir des objets personnalisés aux visiteurs, sous la forme d'eco-cup, de dés personnalisés ou de t-shirts de l'association, a été évoqué.

L'association pourrait contacter la Ludothèque afin de négocier avec elle l'utilisation de salles à l'étage durant la convention.

En échange de l'apparition de son logo sur les affiches/flyers de la convention, la banque de l'association se propose de fournir une aide financière pour son organisation.

Rappel a été fait des dates de la convention 2017 : le 2 & 3 décembre.

Hello,

bon bilan, pas grand chose à rajouter. A part aurait-on pu avoir plus de participants?

Sinon pour la partie: L'allocation d'un budget à la création d'une décoration ayant pour thématique les Hérauts de Lambert, réutilisable sur plusieurs conventions. Une tenture avec les armoiries de l'association a été notamment proposée.
C'est sympa mais il faut prévoir un endroit où conserver tout cela.
Eco cup: ok c'est pas trop trop chère me semble t'il.
Dés personnalisés: heu ça se fait ça?
T-shirts: ça me semble un peu chère pour les offrir je pense.

++

mangecaillou a écrit:

C'est sympa mais il faut prévoir un endroit où conserver tout cela.

Effectivement, ce point avait été soulevé.

mangecaillou a écrit:

Dés personnalisés: heu ça se fait ça?

Oui, oui, ça se fait pas mal d'ailleurs et les gens aiment bien. Les Croisades D'Unnord avaient fait ça l'année passée (bon, leurs dés étaient en imprimante 3d dc pas top) et certaines assos le font sur une base régulière (pour ne citer qu'eux car je les ai en tête, les Marie-Louises des Flandres et les Arpenteurs de Rêves). Il est tout à fait possible d'obtenir des dés de qualité, sachant que le d6 reste le moins cher.

mangecaillou a écrit:

T-shirts: ça me semble un peu chère pour les offrir je pense.

De mémoire c'était à proposer en sus, à l'achat, pas à offrir. Le "merchandising" marche quand les gens aiment bien, et ça fait de la pub pr le club.

pour les des :
http://crystalcaste.com/custom.htm