Compte-rendu de la réunion du 14/10/2016

Le bureau était présent dans son ensemble ainsi que Xavier et Pierre-Yves.

Après s'être occupé de la gestion administrative courant, les points suivants ont été abordés:

Convention
Partenaires
Les partenaires ayant répondu positivement pour participer à la convention sont les magasins Philibert et Ludikbazar, ainsi que les éditions Sans-Détours.

Scénarios
La proposition actuelle de l'organisation des parties est la suivante:

Samedi:
- Cthulhu
- Shadowrun
- Deadlands
- Numenera
- Torg
Du soir: le multitable de Brigades Chimériques

Dimanche:
- Star Wars: Rebellion/Jedi
- Agon
- Le Monde de Murphy

Décorations
Chaque salle possédera idéalement sa propre décoration, chacune avec son propre thème.

Nourriture
L'idée de nommer chaque plat proposé au stand de la convention en fonction du thème a été abandonnée.

Suite à la remarque que la convention prenait place en décembre, une proposition a été faite de proposer des plats chauds à la buvette de la convention, notamment des croques-monsieurs, des panini et peut-être des burgers, ainsi que du chocolat chaud niveau boisson.

Une prochaine réunion sera tenue pour estimer la possibilité et les coûts pour acquérir pour l'association le matériel adéquat.

L'organisation des volontaires pour tenir la buvette de la convention sera effectuée via le forum.

Communication
Le président a demandé à être tenu au courant de l'ensemble des démarches publicitaires tenues par les membres de l'association à des fins de suivi.

L'idée a été proposé de déposer des formulaires d'inscriptions en libre accès lors de la convention, afin que les visiteurs potentiellement intéressés puissent l'avoir à disposition.

Proposition de nouvelles dates d'élections pour le bureau
L'élection se tenant peu avant la convention organisée par le bureau sortant, proposition a été faite de placer la date de l'élection en décembre ou en janvier, afin que le nouveau bureau rentre en fonction à la suite de cet événement.

Événements extérieurs
Il a été évoqué la possibilité de participer à des événements extérieurs pour afficher la présence de notre club au reste de la vie associative de Lambersart.

La création de budgets pour promouvoir des événements entre membre (sortie cinéma,...) a aussi été proposée.

Merci pour le compte rendu ^^

Je tiens à préciser tout de même, quant à la date d'élection du bureau, que suite à la proposition il a été voter à la majorité de la déplacer au mois de Janvier

A titre informatif, le bureau choisit la date de l'Assemblée Générale Ordinaire mais dans les limites imposées par les statuts. Pour le moment, l'AGO doit avoir lieu au cours du dernier trimestre de l'année, soit octobre, novembre ou décembre. Si vous avez la volonté de changer cette règle, vous devez modifier les statuts. Pour modifier les statuts, vous devez provoquer une Assemblée Générale Extraordinaire ou attendre l'AGO 2017 et soumettre cette proposition au vote.

Pour ma part, je vous déconseille de repousser l'élection en janvier car les désistements ont quasiment toujours lieu durant l'été. On aurait alors des vacances au bureau pendant au moins 4 mois ce qui n'est pas raisonnable et nous obligerait à provoquer une AGO pour remplacer les membres absents avec l'obligation de refaire une AGE trois mois plus tard... De plus l'AGO en octobre permet de faire le point sur la convention et de relancer les activités du club après les mois d'été.

Les statuts sot trouvables ici : http://www.assohdl.net/t164-statuts-de-l-association-maj-ago-2007

Et si on faisait l'AGO en décembre, directement après la convention par exemple? (Pas celle-ci hein )

La décision de modifier la date de l'AGO a été motivé par une remarque: A savoir que le nouveau bureau se retrouvait à devoir organiser un événement en un laps de temps limité.

Dans ce cas oui, la placer en décembre après la convention

Attention aux dates des vacances par contre... Elles commencent le 17/12.