CONVENTION 2009 communication

Cette partie concerne la communication, c'est à dire les flyers, affiches, mailing listes, forums, ect...

Et surtout bouche à oreille, l'instrument le plus efficace pour faire venir des "nouveaux".

Equipe bouche à oreille:
- TOUT LE MONDE.

Petit idée comme ça : Il faudrait p-e (re-)prendre contact avec des professionnel (revendeur, maison d'édition...) pour avoir des sponsor et essayer de négocier des lots

C'est une bonne idée. Je pense que tu peux en prendre l'initiative si tu le souhaites. Si tu as besoin d'informations "officielles" pour tes démarches, un membre du bureau pourra te les fournir.

bonne idée oui car p-e que des jdr comme cadeau ça re-motiverait les invités. Par contre je ne sais pas du tout comment faire ni les démarches a suivre. il me semble que Titom m'avait dit que le sponsoring existait il y a quelque années au club donc p-e que les "anciens" en savent plus et pourrais s'en occupé et au pire je veux bien jouer les secrétaire et taper les nombreuse lettres si on me donne un modèle

J'ai fait une petit recherche sur le net et j'ai trouvé ceci :

Coordonnées de l'associationCf. papier à en-tête

Boulangerie-pâtisserie OUDONPrénom Nom[1]Coordonnées

Objet : demande de lots



Monsieur[3],

Vous connaissez notre association de quartier "Les jardiniers de la Loutre" qui réunit tous les utilisateurs des jardins collectifs[4] autour de trois objectifs : une entraide, un échange d'expériences, des achats collectifs de matériel et de produits.
Créée en 1982, cette association, qui compte aujourd'hui 32 adhérents, est plus que jamais active et très conviviale.
Dans cet esprit, nous organisons le 30 août prochain un loto, qui sera ouvert à tous les habitants du quartier et qui se déroulera dans la salle communale : nous espérons rassembler plus d'une centaine de participants, qui achèteront pour cette occasion une carte d'inscription.
Nous souhaitons offrir de beaux lots[5] aux 9 gagnants[6] (plus quelques lots de consolation) et c'est pourquoi nous faisons appel à tous les commerçants de notre quartier en leur proposant en échange une publicité gratuite[7].
A l'issue de ce loto, nous offrirons le pot de l'amitié. Nous comptons aussi sur votre présence. C'est une occasion de développer des relations entre tous ceux qui vivent et travaillent dans ce quartier.
Je suis à votre disposition pour vous donner plus de précisions sur le déroulement de ce loto.
D'avance, je vous remercie de votre soutien à notre association et notre soirée festive et vous prie d'agréer, Monsieur[8], mes cordiales salutations.


C'est une lettre types pour une demande de lots a des commerçant qu'en dite vous ? j'ai aussi une autre pour les entreprise :

Coordonnées de l'associationCf. papier à en-tête

Conserverie PIERRE MAGNARDCoordonnéesA l'attention de[1]

Objet : demande de lots



Madame (ou Monsieur)[2],

Notre association "L'amicale des Boulistes" renouvelle, le 23 août prochain, un tournoi départemental au stade municipal d'Arlot-sur-Loire (vous trouverez ci-joint une présentation de cette fête).
L'an dernier, nous avons accueilli une centaine de triplettes, et cette année, nous comptons encore sur autant de participants, voire une dizaine de plus.
Chacun des participants à ce tournoi recevra un lot selon la place obtenue. Lots pour les gagnants ou lots de consolation... Pour l'amicale des boulistes, ces prix sont devenus une coutume et font partie du plaisir de cette manifestation.
C'est pourquoi nous demandons aux entreprises du département de participer à ce tournoipar des lots.
Il va de soi que les entreprises qui participeront à ce tournoi par leurs offres de lots seront citées :
par l'animateur de cette manifestation durant le tournoi et lors de la remise des prix ;
sur la plaquette de présentation du tournoi ;
dans la presse locale (pour les gros lots).

- C'est dans cet esprit de partenariat que nous faisons appel à vous, sachant que vous offrez à vos clients une grande variété de produits régionaux de tradition (plats cuisinés, fruits et légumes, terrines, sauces...), produits à déguster dont la qualité s'ajoute à la convivialité

alors bien sur c'est a adapter vu que nous ne somme ni une assos de quartier ni bouliste mais j'aimerai votre avis et conseille

Le premier modèle type me semble bien avec quelques éléments à modifier, mais la tournure de la lettre est bonne. Proposer aux personnes qui donnent des lots de venir boire un pot de l'amitié est une bonne idée, reste à définir le moment, vu le déroulement de notre convention le samedi vers 19h semble plus approprié.

Très bonne initiative. Mais, dans le cas ou ca foire (les éditeurs sont moins généreux qu'avant, et preferent donner au "gros" tournoi comme les Croisades qu'aux petites manifestations), une solution de repli:

Une idée interressante pourrait aussi être d'acheter (ce que nous faisons d'habitude...) nos lots à la Librairie Legry, AKA Jenlin.
Il possède de nombreux bouquin de JDR en état neuf, parfois même encore sous cellophane. Des bouquins qui, pour certains (ex: Miles Christi) ne sont plus trouvables dans le commerce.
Comme toute librairie d'occaz, ses livres sont bradés par rapport au prix du marché.

De plus, il participe depuis longtemps a nos conventions, ca pourrait être un "renvoi d'ascenceur sympa. De plus, je préfére (mais ca reste subjectif) donner des sous a un p'tit gars qui commence/un pote qu'a une grande librairie.

L'idée est lancée.

effectivement ça reste une solution de replis et ça me fait penser que plutôt que de contacter de grande boite d'édition on devrait p-e cibler de plus petites boites (les XII singes, Édition Icare, John Doe...) avec des jeux récent et pas forcement très connu je pense qu'ils serait p-e plus disposer a nous offrir des lots pour faire découvrir leurs différente gamme, que les boites qui éditent Vampire, Cthulu et autre DD
Qu'en pensé vous?

Je susi tout à fat d'accord.

mi too mais rien ne coute de tenter les 2

et bonne idée aussi niko

mais bien sur qu'on va tenter les 2 lol pas fou hein ^^
j'ai déjà les coordonnées des trois boites citées au dessus plus celle de 7eme cercle et je suis preneur pour d'autre coordonnées si vous en avez
maintenant question: a votre avis quand est-ce qu'on met tout ceci en œuvre; je pense que ce n'est pas la peine de s'y prendre trop tôt fin aout debut septembre serait pas mal

ds mes souvenirs avant !

en septembre ça fait short et il faut se faire connaitre tot sinon il donne tt leur lot aux conventions qui se font plus tot dans l'année mais après s'est de mémoire a vérifié !
aout je pense
si un ancien un vrai pouvais dire quoi !

Je pense également avant septembre. Je sais que le 7eme Cercle par exemple est très chargé en septembre avec le Monde du Jeu. A mon avis, les autres aussi.

Il faut lancer un courrier très en amont. Aout n'est pas mal. Par contre, il faut également penser a faire des relances, un peu plus tard. Ils oublient facilement...

Si vous voulez vraiment envoyer des lettres aux sponsors, la bonne période est juin. Juillet ou août est, en général, un très mauvaise idée, les gens étant en vacances. Il faudra faire sûrement une relance en octobre. S'entendre avec Rocambole pour avoir leur soutien n'est pas trop mal non plus. Ils sont généralement près à réceptionner les éventuels lots (ça arrange les éditeurs qui font un envoi groupé). Et citer Rocambole dans notre lettre de demande nous apporte un certain crédit...

ok merci pour ces précisions donc je garde ça sous le coude en attendant de reunir des adresses et on essayera de s'entendre avec Rocambole pour faire livré la bas et on programme ça pour juin

Maintenant que nous connaissons le thème de la convention, comme nous avions évoqué l'idée de faire de la publicité aux Croisades, je propose à ceux qui ont de l'inspiration et les compétences requises de commencer à réfléchir et proposer un modèle d'affiche et de flyers.

Allez,faites marcher vos méninges et vos clavier !

J'ai commencé à regarder des dates de divers conventions dans les environs. On a les traditionnelles croisades d'unnord les 11, 12, 13 avril 2009, pour ceux qui ne connaissent pas, c'est à l'HEI, rue de Toul à Lille. Ensuite on a la fantastique les 10 et 11 avril 2009, ça se passe à Mons durant le festival Trolls et Légendes. Enfin, il y a aussi la nef les 20, 21 et 22 juin 2009, ça se passe à Villeneuve d'ascq, dans la fac de Lille I, l'Enic TELECOM LILLE Cité Scientifique - Rue Guglielmo Marconi.

L'idéal serait de venir en masse à quelques unes de ces dates, pour faire la promo de notre association et aussi la promo de notre prochaine convention.
Voir aussi pourquoi pas, avoir la possibilité d'y mettre un stand.

J'éditerai au fur et à mesure le post, pour mettre d'autres dates si j'en trouve.

Dsl pour le double post...

Mais j'ai noté 3 éditeurs plutôt "sympathiques" en matière de JDR: Asmodée, Edge (anciennement Ubik), 7ème cercle. Je pense les contacter dans les plus bref délais...Si vous avez d'autres maisons d'éditions en tête, n'hésitez surtout pas, faites le moi savoir.

je vous propose hors jdr :

Éditions Fleuve noir, 12 Avenue d'Italie 75013 Paris Tel: 0144160500.
Éditions Soleils, 247 Avenue de la République 83000 Toulon Tel: 0494185185.
Éditions Bragelonne 35 rue de la Bienfaisance 75008 Paris Tel: 0156882090.
Place des Éditeurs,éditions Omnibus 12, avenue d'Italie - 75627 Paris cedex 13 Tél. : 01.44.16.05.00
Les Editions des Mille Saisons, 564 montée des vraies richesses 04100 Manosque.
Éditions Bayard 3 Rue Bayard 75008 Paris Tel: 0144356060.
Hachette Livre 43 quai de Grenelle 75905 Paris cedex 15 (France).
ÉDITIONS TERRICIAË, 13, rue d'Aubagne B.P. 8 13890 MOURIÈS Tél. : 04 90 47 61 88

Je sais pas trop ce qu'est un éditeur "sympathique", mais Black Book (Pavillon Noir, Shadowrun, Polaris...) et John Doe (Dk, Hellywood, Patient 13...) doivent pas être trop méchants non plus.

J'oubliais les éditions du Matagot, qui publient Metal Adventures pour fin mars. Il y a aussi les magazines : L'assemblée, Black box, JDR mag, Dragon rouge...

Suite a un MP d'Antoine pour savoir ou en été la demande de lots je vous propose un modèle de lettre adapter pour nous

Les Héraults de Lambert
Centre Jules Maillot
12 Rue Champêtre
59130 LAMBERSART

Nom et Coordonnées de l’entreprise

Objet : Demande de lots

Madame, Monsieur


Notre association « Les Héraults de Lambert », créée le 30 juin 1990, a pour but la pratique et la promotion du jeu de rôle et autres jeux de simulation et compte à l’heure actuelle une trentaine de membres.

Dans cet esprit, nous organisons les 5 et 6 décembre prochain une convention de jeu de rôle ouverte à tous et qui se déroulera au Centre Jules Maillot à Lambersart. Lors de cette convention nous proposerons de nombreuse parties officielles de jeu de rôle durant le week-end ainsi que des parties improvisées et des jeux de plateaux pendant la nuit.

Nous souhaitons offrir, par tirage au sort, des lots aux participants et c’est pourquoi nous demandons aux professionnels de participer à cette convention par le don de lots.
Il va de soi que les entreprise qui participeront par leurs offres de lots seront citées :
• Par les membres de l’association durant la convention et lors de la remise des prix.
• Sur le flyer et l’affiche de la convention.

Nous comptons également sur votre présence pour partager un pot de l’amitié et ainsi développer des relations entre tous ceux qui partage cette passion pour les jeux et l’imaginaire en général.

Je reste bien entendu à votre disposition pour vous donner de plus amples précisions sur le déroulement de cette convention.

D’avance, je vous remercie de votre soutien à notre association ainsi qu’à notre manifestation et vous prie d’agréer, Madame, Monsieur mes cordiales salutations.

Thomas Lescrohart, Président de l’association

Voila dites moi ce que vous en pensez

Si nous invitons effectivement les pros a un pot de l'amitié il faudra précisez le jour et l'heure sinon il suffira de supprimer le paragraphe

Titom étant donné que tu es président je me suis permis de mettre la lettre a ton nom j'espère que ça ne te derange pas sinon je veux bien la mettre au mien en tant que chargé de communication ( on definira mon salaire plus tard^^)


En bonus un lien vers les adresses mises a jour des maison d'édition sur Le Grog auquel on peux rajouter celles données par Lours pour le Hors jdr

Il n'y a pas de souci

Je le trouve nikel cette lettre, après ce n'est que mon point de vue, peut être que d'autres aimeraient ajouter ou enlever des choses

Par contre je ne pourrai pas venir avant le 20 au club et comme ça serait mieux que tu signe ça risque de faire un peu tard donc si tu pouvais prendre la relève ça serait bien

je vais essayer de me débrouiller, entre le club et mes exams, mais ça devrait pouvoir le faire^^

oui la lettre est très bien. Par contre il y a des petites fautes de frappe qu'il faudra penser à corriger avant d'envoyer.

parties officielles
de plus amples précisions
à notre manifestation

Je pense que c'est bien de les inviter à un pot de l'amitié, et que le moment le plus approprié serait le samedi vers 19h.

Pour la recherche de lot, on peut aussi contacter Rocambole et la Librairie Legry (Jenlin).

Maison d'edition contacté:

asmodée
edge
oriflam
7ème cercle
12 singes
black book
matagot
icare
Hexagonal
biblio interdite

+ les maison d'édition hors JDR proposé par Lours

soit 17 au total

Si vous avez d'autre proposition n'hésitaient pas

Pourquoi pas John Doe et l'Assemblée?

Les maison d'édition cité ont été contacté par mail et je n'est pas trouvé de mail pour john doe donc ça va etre fait mais par courrier par contre l'assemblé c'est une assos il ne font pas d'edition il me semble

L'assemblée est une asso qui édite un magazine de JDR : Les carnets de l'assemblée.
On peut aussi, en dehors de la question des lots, les informer et les inviter à la conv'.

Pour John Doe, tu peux toujours passer par les deux dirigeants/fondateurs :
Emmanuel Gharbi et Le Grümph.

Tiens, je pensais aussi à Ludikbazar qu'on pourrais contacter, ou à qui on pourrait acheter des lots. Actuellement ils déstockent ça et ça par exemple, dans le thème de la convention.

si vous achetez chez ludikbazar, j'ai 10% avec mon compte.

ca marche pas pour tous (pas les nouvelles sorties) mais pour archipels ca marche : 31€50

Je pense que c'est une bonne idée d'acheter ces jeux qui sont dans le thème et à des prix intéressants.
C'est bien que les membres fassent circuler les informations intéressantes.
Mais si l'association souhaite les acheter, il faudrait que quelqu'un prenne la décision (à priori plutôt un membre du bureau) et dise ok on les achète et qu'on fasse la démarche soit de les acheter et de se faire rembourser par le trésorier, soit le trésorier s'occupe lui même de l'achat.

Messieurs le président, le trésorier et le secretaire, merci de donner votre avis .

Mon avis est que c'est le genre de choses qui se décide en réunion de bureau (élargie aux personnes qui organisent la conv') ; )
Parce qu'il faut établir un budget pour la déco, la buvette et les lots entre autres...

Ok, on programmera cette réunion au mois de septembre, quand tout le monde aura passé de bonnes vacances et reviendra en forme et motivé .
Bien sûr ceux qui ont des idées d'ici là, dans quelque domaine que ce soit, n'hésitez pas à les proposer.

Pour des lots vous pouvez toujours demander a Gigamic une petite boite qui fait des jeux de société.

Peut etre qu'ils seront ok pour vous filer un ou deux jeux.

Je peux en ramener lors d'un week end si vous le désirez.

Bonjoru, quand à lieu la convention ? que je puisse venir pour un premier contact ?

5 et 6 décembre

Je vais essayer de venir.

Je ne peux pas promettre que je serais MJ vu que je sais pas encore quand je déménage...mais si le thème est pirates, je proposerais bien un Mutants & Masterminds Pirates !

Perso je viens d'envoyer une invit' aux Nains des Forges, club de Nancy et à Dés, Monstres et Merveilles de Reims.
Question bête, y a un hébergement de prévu ou pas?

il y a la possibilité de dormir sur place (le sac de couchage est quand même conseillé) mais pas d'hébergement a proprement parler de prévu

par contre je pense qu'on peut éventuellement fournir une liste d'hôtel pas trop cher et pas trop loin si besoin mais après les gens devrons se débrouillé pour les réservations

De souvenir, il y a des tapis de gym (pour le confort) à jules maillot mais faut voir avec thierry.

Je déclare la com officiellement lancée.

Vous pouvez à présent distribuer les flyers et les affiches que vous pourrez télécharger à l'adresse suivante:

http://hdl.fr.to/post/2009/10/25/Flyer-convention-pirates-version-finale.aspx

En ce qui concerne les boutiques sur Lille, Titom devrait s'en occuper. Il s'occupe aussi de l'impression en grand nombre des flyers et affiches. Donc, si vous ne voulez pas faire chauffer votre imprimante, rapprochez-vous de lui.

Pour ma part, je viens d'inscrire la convention sur le GROG et je vais aussi la diffuser sur le SDEN, CASUS NO, CREO et IMAGO ainsi que sur les quelques forums rôlistes de ma connaissance.

Si vous voulez vous même diffuser l'info sur internet, vous pouvez vous inspirer du topic suivant:

https://forumhdl.niceboard.com/2009-pirates-f32/convention-2009-pirates-of-lambert-5-et-6-decembre-2009-t1094.htm

Ou alors tout simplement donner l'adresse du blog qui a en page d'accueil la présentation de la convention:

www.hdl.fr.to

Voici la liste des assos ou sites où j'ai diffusé l'info:

L'assemblée (forum)
Le CLAN (ML)
FFJDR (forum)
GROG (calendrier)
SDEN (forum)
Le Nain (forum)
Ludomania (email)
La noctembuche (email)
Les Chevaliers Héraldiques (email)
JDR à Croix (forum)
La cage aux rôles (forum)
DKJDR (forum)
Les gardiens de Lyréhel (forum)
Creo et Imago (forum)
Les arpenteurs de rêve (calendrier)
La guilde du nord (forum)
Les derniers de Solace (forum)
Les conteurs de légende (forum)
Les Chevaucheurs de chimères (ML)
Atalanta fugiens (email)
Association septentrionale du jdr (forum)
L'antre du jeu (email)
Irrécupérables du jdr (email)
Facebook (évènement au calendrier)