[Masques] bilan

Merci d'enrichir ce bilan avec vos propres remarques  

ORGANISATION EN AMONT
Trois réunions ont été organisées: le 09/03/13 et le 05/10/13(durant l'AGO) et le 16/10/13.
Antoine, JB, Vince et moi-même avons géré la quasi-totalité de l'organisation en amont : contacts sponsors et partenaires, relations marie, courses et communication.

COMMUNICATION
Des affiches et des flyers ont été distribués au bazar du bizarre et à rocambole. Antoine est passé au COIN (Lille 1 et 3) et a transmis des flyers aux orgas de la Cage aux rôles (Douai). J'ai diffusé l'info sur Facebook  et le grog. D'autres sites communautaires ont été prévenus. Le blog et le forum sont aussi suivis par nos habitués.

LES SPONSORS
Cette année: Sans Détour, JDR Mag, Département des Sombres Projets et Ludik Bazar. Grâce aux nombreux lots obtenus, nous n'avons pas eu besoin de débourser un centime pour les lots cette année.

LES PARTENAIRES
"Shaan renaissance", représenté par Igor Polouchkine. Une partie organisée l'après-midi.
"Le Masque et l'Epée", représenté par François Vanhille. Une partie organisée le soir.
"Team NLE" représenté par Sébastien Vicaire. Organisation d'un tournoi magic type legacy. 29 joueurs présents.
J'enverrai aujourd'hui une petite demande de bilan.

DECO
Une fois n'est pas coutume, deux ateliers déco ont été organisés le vendredi soir. Ca, c'est chouette!

PREINSCRIPTIONS
8 préinscriptions. Deux fois moins que l'année dernière. Ils ont tous pu faire le jeu qu'ils désiraient.

INSTALLATION
Nous avons eu le matériel désiré. L'installation s'est bien déroulée même si nous n'étions que 8 vendredi soir pour installer.

BUVETTE
Je laisse Vince faire le bilan de la buvette pour cette année.
Il semblerait que la consommation ait été moindre puisqu'il n'a pas été nécessaire de faire les courses dimanche. Peu de pertes le dimanche soir.

ANIMATIONS ANNEXES
La fameuse partie de Res Publica Romana. Ils ont encore laissé gagner Philippe…
RV a animé des jeux de plateau le samedi. Il a eu moins de monde que l'année dernière. Les gens sont manifestement arrivés plus tard ou ont ramené leur propre jeu.

JEUX DE ROLE
6  (10 en 2012) parties du samedi, 5 (8 en 2012) durant la nuit, 3 (4 en 2012) le dimanche.
Sur le WE, il y a eu 39 (60 en 2012) inscrits (35 (60 en 2012) ont joué du samedi, 7 (14 en 2012) du dimanche).
Conclusion: C'est une petite convention. Il n'y a peut-être aucune raison particulière: il y a des années avec, des années sans. Deux hypothèses éventuelles :  la multiplication des conventions en fin d'année, le manque de présence des HDL aux conventions extérieures…
Tous les jeux proposés le samedi ont été joués. Le scénario "7ème Mer" n'a pas été joué (désolé P'Tit Vince ; ) et le scénario "Ombres d'Esteren" n'est jamais arrivé.

LES TOURNOIS DE CARTE
Les joueurs de Magic étaient 29. En commençant à 9 heures, cela a coïncidé avec le petit dèj gratuit. Nous n'avons pas les moyens d'offrir le petit dèj aux joueurs de magic et il n'est pas possible de manger devant eux en les excluant. Il faudra trouver une solution satisfaisante l'année prochaine.

LA NUIT
Pas de souci particulier mais j'ai quitté les lieux vers minuit. On ne m'a rapporté aucun incident particulier.

DEPENSES ET RECETTES
Le bilan précis sera fait par Vince.

REMERCIEMENTS
- TOUS NOS PARTENAIRES pour avoir autant diversifié et enrichi notre convention
- NOS SPONSORS qui nous ont permis de distribuer des lots de qualité
- Nos habitués qui reviennent tous les ans et qui permettent à la convention de vivre
- JB pour avoir mis un peu de punch dans l'organisation de la conv'
- Antoine pour la déco et le relais au niveau des sponsors
- Vince pour la gestion de la buvette
- Moïse, Julie et Antoine pour avoir diffusé les infos
- Vince, Manu, Titom, Fred, Julie, BlackMan, Noëlla, Jeff, Vagus, Ninjaheb, Géry, Félix  pour le boulot en cuisine et les courses
- Geoffrey pour les costumes
- Tif, Julie (x2), Gabriel, Antoine et JB pour la maîtrise
- Julie (x2), Antoine, Tif, K-Ro, P'Tit Vince et Gabriel pour l'écriture des scénarios
- RV pour l'animation des jeux de plateau
- L'Ours pour la soupe
- A ceux qui ont aidé vendredi soir et à ceux qui sont restés jusqu'au bout dimanche soir
- tous ceux que j'ai oublié

LES PARTENAIRES
Malheureusement je n'ai pas eu l'occasion d'aller les voir p-e une prochaine fois. Sinon il semblerait qu'un auteur du coin ait essayé de nous joindre pour proposer sa participation mais qu'il n'a eu aucune réponse de notre part; il faudra se renseigner. Je crois que Gery doit avoir un peu plus d'info

BUVETTE
Effectivement la consommation a été moindre et les seules courses faite du dimanche sont pour des baguettes fraiches, 2 paquets de saucisses et de l'eau (qui marche de mieux en mieux chaque année). J'avais adapté les quantités en fonction des consos de l'année dernières donc il y a effectivement eu moins de perte

Cette année encore des personnes sont venu avec leur repas.

BILAN FINANCIER
En ce qui concerne les chiffres:
Depenses => 1012,24€
Recettes => 819,73€

Nous sommes donc déficitaires, a ce jour, de 192,51€

Il reste pas mal de stock qui seront écoulés pendant l'année; je ferais un inventaire exact samedi mais je peu déja dire que les restes sont moins important que l'année dernière ( Pour rappel, nous avions dû en stocker dans le bureau a Thierry et chez moi).

Effectivement, concernant la buvette, je pense qu'on va rentrer dans nos frais lorsque les stocks seront écoulés, mais les ventes n'ont vraiment pas été extravagantes.

Concernant l'auteur du coin dont parle vince, j'en ai entendu parlé par gery à la conv, mais c'est tout, je ne savais même pas que l'on avait été contacté, petit soucis de com quelque part donc.

Pour le vendredi, il va vraiment falloir que les gens se motivent, parce que franchement, on était 8, mais il ne faut pas oublier que sur les 8, 3 sont partis faire les courses, ce qui nous a laissé à 4 pendant un bout de temps (vu que gery est arrivé un peu après) et du fait, on a même pas eu le temps de finir la déco du vendredi, alors que franchement, on aurait vraiment pu boucler sa dans la soirée en ayant été un peu plus nombreux !

Pour le samedi, le problème est que l'année dernière les gens sont arrivé vers 11h, ce qui laissait le temps de faire des plateaux avant les parties alors que cette année, c'était assez désert avant 12h30 environ.

Pour le dimanche, les tables ont été faites, mais sa a été vraiment juste quand même.

Sinon euh ... j'ai pas maîtriser moi ^^'