[convention 2015] date à changer

Les élections régionales auront lieu les 6 et 13 décembre. Notre convention était prévue 5 et 6 décembre. Les vacances de Noël débuteront la semaine suivante et nous n'auront pas non plus les salles le 19 et le 20.

Je propose de basculer notre convention en janvier, voire en février pour passer les partiels étudiants.

Pour changer la date de la convention, je conviens que l'avancer en novembre est compliqué car il y a déjà plusieurs conventions dans la région ce mois là.
Février pourrait être un bon créneau car janvier est un mois compliqué pour organiser des trucs avec le début d'année et la tête encore dans les fêtes.

Cependant, je me disais que si nous organisions la convention en février 2016, cela ne ferait aucun évènement en 2015, et je trouve cela embêtant.

J'ai pensé qu'on pourrait peut-être avancer la convention un peu plus, en octobre par exemple.
Voir en mai, pour tenter de profiter d'un week-end de trois jours.
Le vendredi 1er mai est férié, mais c'est pendant les vacances donc ça serait peut-être difficile de négocier avec la mairie. Mais cela permettrait de faire une session de jeux le vendredi soir.
Le lundi 25 mai est férié également, ça pourrait peut-être permettre d'organiser plus facilement des parties le dimanche, si les "vieux rôlistes" ont le lundi pour se reposer.

Si nous organisions un évènement en 2015, on pourrait tout de même organiser un évènement en février 2016.
Lors d'une réunion, nous avions déjà évoqué l'idée de changer la date de la convention. On pourrait tester deux dates différentes en 2015 et 2016. Cela permettrait un peu de voir la participation et l'avis des joueurs extérieurs au club.

Je soumets ces réflexions à la vox populi.

Pas bête du tout.

Pour ma part avancé la convention en mai prochain est irréaliste, on a déjà bcp de mal à motivé du monde ( déco, scénar, instalation et organisation) avec 1 ans d’avance alors en 1 ou 2 mois... je resterais donc sur la proposition de Gilles pour février

Le bureau a décidé de demander à la mairie une date en février 2016. Même si l'idée de maintenir une convention en 2015 pouvait sembler judicieux, le manque de préparation et le délai trop court d'ici mai nous a fait renoncer à cette possibilité.

Je m'en remets à la décision du bureau.

Je n'ai pas le temps de préparer un coup d'état en ce moment ...

je ne pourrais pas me rendre à la mairie dans la semaines, je viens d'avoir mes horaires et... c'est pas les bon pour faire la démarche, je suis de jour

Je me libèrerai un mercredi pour voir ce qu'ils peuvent nous proposer...

Si on prend février ce sera le dernier w-e obligatoirement, seul w-e en dehors des vacances scolaires.

Ouais pas faux. A moins qu'on arrive à avoir une dérogation de la part de la Mairie, sinon ça sera forcément les 27/28 février 2016.

Ou dernier WE de janvier...

Une info qui peut (carrément) valoir le coup, mais pas forcément pour la Conv': La Mairie n'utilise plus que deux salles (1 & 2) au lieu des quatre pour les élections, ainsi que la Grande Salle.
Les salles 3 & 4 sont disponibles, à voir avec eux, si il y a possibilité d'organiser des parties au Centre durant une élection.

Je suis passé à la mairie ce matin. Pour info, la gestion des salles se fait maintenant au pôle animation de la médiathèque...

Pour la conv', c'est mal barré.

Le service ne peut pas me confirmer l'annulation de la conv' car il n'ont pas reçu d'instructions officielles pour les dates des élections...

Ils ne peuvent pas nous donner une date en novembre car tout est déjà pris.

Ils ne peuvent pas me donner une date en 2016. Il faudra passer par le calendrier des associations en juin pour une réponse en septembre...

SHIT !

Concernant la date en 2016, je ne pense pas que les derniers week-ends de janvier ou février sont les plus demandés. Il faudrait comparer avec le calendrier de cette année. Si nous nous positionnons en juin, nous devrions pouvoir obtenir un créneau. Et si nous avons la confirmation en septembre, cela nous laisse le temps de nous organiser.

Sinon quelles dates peuvent-ils nous proposer en 2015 ?

Ou autre possibilité, on conserve la date des 5 et 6 décembre, mais exceptionnellement on change de lieux. Je sais que cela entrainerait certainement des conséquences matérielles que nous avons déjà évoqué par le passé, mais on peut essayer de s'adapter à une situation particulière.
Quitte à n'organiser que le samedi pour laisser les gens faire leur devoir citoyen le dimanche.
Ou organiser vendredi soir et samedi.
On pourrait donc voir pour une autre salle ou l'école à côté du centre. On négocie avec la mairie en expliquant que la salle que nous avions réservée va être occupée par les élections, et on leur demande quelle solution de repli ils peuvent nous proposer, en étant un peu souple sur les conditions d'utilisation des autres lieux.

Tous les locaux sur Lambersart sont utilisés en période électorale. Octobre est chargé en terme d'événements rôlistes. Septembre avec la reprise du club ne me paraît pas propice à une convention.

On en est où concernant notre prochaine convention? Des nouvelles de la Mairie?

Pour le moment, on est au point mort.

Ah merdoum alors... D'un point de vue, dates, on reste sur Février 2016?