[2012 Apocalypse] BILAN

Merci d'enrichir ce bilan avec vos propres remarques

ORGANISATION EN AMONT
Deux réunions ont été organisées: le 17/03/12 et le 29/09/12 (durant l'AGO illégale).
Au niveau des tâches, Antoine a géré les sponsors et la déco, Vince la buvette, et je me suis occupé des partenaires et des inscriptions.

COMMUNICATION
Vince a réalisé l'affiche (manifestement assez belle pour être choisie sur le site du grog pour représenter les conv' de fin d'année ). J'ai pris en charge les flyers. Ils ont été distribués exclusivement à Rocambole et au Bazar du Bizarre. Je pense que nous n'avons été que quatre à diffuser l'info sur nos réseaux (et je pense qu'on pourrait faire mieux). Facebook est devenu l'un des diffuseurs les plus importants de l'asso. Le blog et le forum sont aussi suivis par nos habitués.

LES SPONSORS
Cette année: Sans Détour, JDR Mag, Agata, Ludik Bazar. A eux tous, ils représentent une quarantaine d'articles. Une petite lettre de remerciement, ça serait sûrement sympa.

LES PARTENAIRES
"Footbridge", représenté par Fabien D. et Véronique, a organisé quatre parties au cours du week-end. Fabien m'a confié avoir réalisé quelques ventes.
"Le Masque et l'Epée", représenté par François. Deux parties ont été organisées.
"Cœur de Dréanne" représenté par Fabien H.. Deux parties ont eu lieu le samedi après-midi mais aucune le soir.
La "Librairie Legry" était présente comme tous les ans.
Nicolas B. a proposé une murder le samedi soir. Il y avait trois préinscrits samedi à 12h. Pour finir, il y avait 13 personnes pour 9 places à 19h… "prévoir" ne veut rien dire chez les rôlistes…
Jacques des Gardiens de Lyréhel a proposé un scénario Z Corps le samedi après-midi.
J'enverrai aujourd'hui une petite demande de bilan. Ils avaient l'air globalement satisfaits si ce n'est le bruit dans la grande salle. En contrepartie, ils ont pu jouer dans les petites salles durant la nuit mais ça reste le gros point noir de Jules Maillot.
A noter aussi que nous avons pu confronter nos idées avec l'association des "Tisseurs de rêves" de Toulon. Ils organisent un évènement durant l'été 2013 et nous y seront invités sans aucun doute.

PREINSCRIPTIONS
16 préinscriptions. c'est le même volume que l'année dernière. Il faut aussi compter les 2 préinscrits qui sont passés directement par Nicolas pour la murder.

INSTALLATION
Nous n'avons pas eu le matériel désiré, la mairie n'ayant pas été informée de notre demande. Il faudra éclaircir au sein du bureau ce qui s'est passé. Nous avons eu une estrade bien trop haute et des cloisons trop petites. Néanmoins, le responsable de la mairie a fait ce qu'il a pu pour que nous ayons un minimum de matériel, et, ça, c'est sympa!!!
Antoine a ramené, quasiment à lui tout seul, toute la déco. Je pense que l'on compte trop sur lui et qu'il serait bien que d'autres HDL s'investissent dans la confection…

BUVETTE
La buvette a tourné correctement au cours du WE. Néanmoins, il semblerait qu'il manque de l'argent dans la caisse. Au vu du flux et qu'aucun décompte n'est fait sur les ventes, il est difficile de connaître la somme emportée (si il y a eu somme emportée). Il faudra attendre le bilan financier de Vince pour y voir un peu plus clair et prendre les mesures qui s'imposent.
A noter que les pertes sont importantes en fin de convention. En effet, la consommation a été faible du dimanche.

ANIMATIONS ANNEXES
La fameuse partie de Res Publica Romana. Je continue à penser qu'on aurait dû les installer sur l'estrade .
RV a animé quasiment tout le samedi une partie de Wings of War. Ce genre d'animation trouve toujours son public.
J'ai concocté un petit quiz apocalypse. Je crois que ce genre de jeu plaît à nos invités.

JEUX DE ROLE
10 parties du samedi, 8 durant la nuit, 4 le dimanche.
Sur le WE, il y a eu 60 inscrits (60 ont joué du samedi, 14 du dimanche). A titre de comparaison, l'année dernière, il y avait 46 inscrits (38 joueurs du samedi, 32 joueurs du dimanche).
Conclusion: l'affluence a augmenté de 30% mais le dimanche est de plus en plus mort. Les joueurs privilégiant le samedi et la nuit.
Tous les jeux proposés le samedi ont été joués. Les scénarii New World of Darkness et Warhammer n'ont pas été joués du dimanche. Désolé Sam et Gabriel…

LES TOURNOIS DE CARTE
Les deux organisateurs m'ont dit être satisfaits de la journée.
Les joueurs de Magic étaient 11, c'est-à-dire trois fois moins nombreux que l'année dernière. Cela s'explique sûrement par le fait que sans arbitre officiel (il y avait une convention d'arbitre ce WE), il ne pouvait organiser qu'une partie amicale avec une aflfuence moindre.
Les joueurs de Trône de Fer étaient 16. beaucoup d'entre eux ont, semble-t-il, manger le midi en dehors de la convention. Il n'y avait aucune obligation de leur part mais c'est un peu dommage…

LA NUIT
Il n'y a plus aucun doute. Il faut organiser les parties sauvages. Nous sommes très loin des trois parties de la nuit d'il y a quelques années. La répartition des salles doit être gérée par les HDL. En ce qui concerne cette année, j'ai privilégié ceux qui avaient joués dans la grande salle. Ils ont ainsi obtenus les petites.
Je pense qu'il n'y a eu aucun souci au niveau du couchage cette année.
En revanche, la mairie a installé un nouveau système qui éteint toutes les lumières tous les quarts d'heure entre minuit et 6 heures. C'était trop sympa… Heureusement, nous avons réussi à trouver l'interrupteur qui force l'éclairage… A noter que même Thierry n'était pas au courant. Il faut dire que nous sommes les seuls à utiliser Jules Maillot en nocturne.

DEPENSES ET RECETTES
Le bilan précis sera fait par Vince.

Les pertes: la déco et la location de la camionnette (250 euros), les ingrédients de la soupe (29,20 euros) et du petit dèj (à chiffrer), une cartouche d'encre pour l'impression des flyers, des affiches et des scénarii (à chiffrer), le pain, le fromage et la viande non consommée (à chiffrer)

Les recettes: entrées (227 euros), les recettes de la buvette (à chiffrer)

Les pertes sont bien plus importantes, la fréquentation du dimanche étant largement en baisse. De plus, nous attendions une quarantaine de joueurs de cartes. Ils étaient moins et tous n'ont pas consommé sur place. Au niveau fréquentation, j'aurais dû faire le point avec les orgas pour qu'ils me donnent leurs effectifs. A faire l'année prochaine…

REMERCIEMENTS
- TOUS NOS PARTENAIRES pour avoir autant diversifié et enrichi notre convention
- NOS SPONSORS qui nous ont permis de distribuer des lots de qualité
- Nos habitués qui reviennent tous les ans et qui permettent à la convention de vivre
- Antoine pour la déco et le relais au niveau des sponsors
- Vince pour la gestion de la buvette
- Moïse, Julie et Antoine pour avoir diffusé les infos
- Vince, Manu, , Sam, Titom, Fred, Julie, Samuel, BlackMan, Noëlla, Jeff, Vagus, Ninjaheb pour le boulot en cuisine et les courses
- Acksar, Florian et Geoffrey pour les costumes
- Titom, Jacques, K-Ro et JB pour la maîtrise
- Julie, Antoine, Titom, Jacques, K-Ro, JB, Sam et Gabriel pour l'écriture des scénarios
- RV pour l'animation des jeux de plateau
- L'Ours pour la soupe
- Adrien pour avoir trouvé le bouton qui force l'éclairage
- tous ceux que j'ai oublié et qui m'en voudront forcément ; )

Soupe :
29 € 20 (fruits, légumes, herbes et poudre de perlimpinpin)
+ gobelets, cuillères, poivre, sel et cumin achetés par la trésorie directement.
+ du sang de samuel ( ça n'a pas de prix ;-) )

Juste un truc, j'aimerais savoir qui a récupérer les affaires que j'avais ramené du vendredi et que j'ai pas pu récupérer du dimanche (en espérant que quelqu'un les ait récupéré).

Sinon désolé de ma non présence sur cette conv' et gg à tous.

Quelles affaires?

Sac camouflage, vêtements divers que j'avais placé dans la salle "militaire"

Si je ne me trompe pas c'est Jeff

Ok merci

L'argent volé cherchez pas c'est le mexicanos de service ... vous l'avez elu vice tresorier : assumez !!

Les affaires c'est moi qui les ait Sam, je confirme ^^

Bilan financier

Effectivement il semble que de l'argent ai disparu de la caisse, du moins j'en reste persuadé, même si nous n'avons aucun moyen de le prouver.
Je pense de toute façon que nous organiserons une réunion pour faire le points.
Les Comptes on été fait ce Lundi par Moïse et moi-même.

En ce qui concerne les chiffres:
Depenses => 1188,75€
Recettes => 974, 85€

Nous sommes donc déficitaires, a ce jour, de 213,9€

Néanmoins, il reste énormément de stock; a tels point que j'ai du ramener une partie chez moi et nous en avons également mit un peu dans le bureau de Thierry (merci a lui); Nous devrions donc réussir a faire quelque bénéfices sur le long terme

Pour les consos
Les ventes du samedi ont étés convenable mais sans plus (par rapports aux années précédentes).
Il semblerait que la nuit a été calme.
Les ventes du dimanches ont effectivement été catastrophique.

Julie a cependant fait une remarque intéressante.
La date de la convention a p-e jouer contre nous: fin de mois donc moins d'argent, salaires pas forcement encore versé etc...

Effectivement, une réunion dans les plus brefs délais me parait incontournable.

Au bilan, je me permet de rajouter une petite chose : nous aurions du préparer les noms des différents produits de la buvette plus tôt et prévoir ce qu'on y mettait, pour éviter le débat "fromage et/ou crudité ?" le moment même.

Je me permets d'ajouter aux remerciements :

Gilles pour sa participation aux différentes étapes de l'organisation de la convention et l'organisation des tables de jeux de rôles.


Concernant le dimanche, je pense que l'organisation des tournois de carte est une bonne solution. Même si cette année il y a eu des difficultés avec le tournoi Magic, je pense qu'à terme l'organisation des deux tournois peut attirer environ 60 personnes. Et cela avec une organisation qui ne nous demande pas grand chose, à part mettre les tables en place.

Concernant le coeur de la convention, le samedi après-midi et soir et le jeux de rôle, je pensa que ça a été une bonne convention.
Les activités annexes ont également bien fonctionnait et permis d'enrichir la convention.
Même s'ils n'ont toujours pas terminé la partie de Res Publica Romana

Pour la buvette, je pense qu'il faut déjà faire le point calmement,a fin de voir s'i peut réellement manquer de l'argent.
Si cela s'avère le cas, nous pourrons amélioré les règles de fonctionnement de la buvette pour l’année prochaine. Mais je fais confiance à notre bureau fraîchement élu pour s'occuper de cela.

Non toi mexicanos, jeune minorité visible, je ne te montre pas du doigt , tu as notre confiance

Enfin si le bilan financer est pour l'instant déficitaire, vu le nombre d'article qui vont pouvoir être vendu à la buvette hebdomadaire, je pense que le bilan devrai s’équilibrer assez facilement.


Vivement la prochaine conv' .

Et pourquoi on n'organiserai pas deux évènements par an ...

peut-on avoir un état des stocks ?
nb canettes
nb bouteilles
nb barres chocolatées


valeur stock = prix achat moyen produit x nb

Chiffre d'affaire potentiel = prix vente unitaire x nb (sauf canettes où il y a décote boisson de maitre ... 10 ? -> 0.7 x 0.9 x nb canettes )

En ce qui concerne les canettes je n'ai pas encore fait les comptes il faudra attendre la reprise


Bouteilles de Soda
45 Bouteilles (Prix de reviens de la bouteille 1€32)
valeur stock = 59,4€
Chiffre d'affaire potentiel = 90€

Barres chocolatées
389 Barres (Prix de reviens moyen d'une barre 0,35€)
valeur stock = 136,15€
Chiffre d'affaire potentiel = 194,5€